PDF

PDF

PDF

Zodra er een Word document als bijlage toegevoegd is aan een e-mail rijst de vraag of het bestand leesbaar zal zijn voor de ontvanger. Wellicht ontbreekt er een lettertype, afbeeldingen zweven over de pagina of het document kan niet worden geopend in de tekstverwerker. Bij een PDF is dit geen probleem, het document ziet er bij de ontvanger hetzelfde uit als op het systeem waar het document in opgemaakt is. Dit document formaat van Adobe behoort naast Word documenten (.doc) en platte tekst (.txt) tot de meest gebruikte document formaten.

Waar komt PDF vandaan?

Het Portable Document Format dateert uit 1993. Het formaat werd ontwikkeld door Adobe met als doel documenten overal op dezelfde wijze te kunnen presenteren inclusief tekst, afbeeldingen en de gewenste indeling. Een document ziet er op ieder systeem en in ieder programma hetzelfde uit. De PDF is als ISO 32000 standaard vrijgegeven voor gebruik, dit betekent dat er niet betaalt hoeft te worden door de ontwikkelaar of gebruiker aan Adobe. De laatste versie van het formaat dateert uit 2020.

Voordelen van het PDF formaat:

  • Uniforme weergave op ieder systeem.
  • Naast tekst ook weergave van afbeeldingen.
  • Ondersteuning voor zowel rasterafbeeldingen als schaalbare content.
  • Optie voor interactieve velden voor tekst input of een handtekening.
  • Bestanden kunnen voorzien worden van een watermerk of encryptie.

Nadelen van het PDF formaat:

  • Na publicatie beperkte mogelijkheden voor bewerking.
  • Scripting en interactie maakt het gevoelig voor misbruik.
  • Onderdelen hergebruiken, kopiëren en plakken is niet altijd eenvoudig.
  • Voor geavanceerde functionaliteit is de Adobe PDF reader vereist.

Bij het exporteren van PDF documenten zijn er diverse opties. Zo kan een bestand de gebruikte lettertypes bevatten, dit voorkomt foutieve weergave op een systeem zonder deze fonts. Rasterafbeeldingen kunnen geschaald worden om het bestand kleiner te maken, bestanden voor drukwerk zullen in CMYK kleuren opgeslagen worden terwijl voor beeldschermen RGB standaard is. Deze flexibiliteit kan als voordeel worden gezien, de keerzijde is dat ook een PDF bestand toch niet overal op dezelfde wijze wordt weergegeven.

WYSIWYG

What You See Is What You Get is een term voor design waarbij het ontwerp hetzelfde wordt weergegeven als het resultaat. In een tekstverwerker of opmaak programma kan een layout worden bepaald die er na exporteren precies hetzelfde uitziet. Bij PDF geldt dit ook voor afdrukken. Een document op het scherm zal er op papier hetzelfde uitzien waarmee PDF een WYSIWYG formaat is.

Digitale facturen

Steeds meer organisaties stappen af van facturen en documenten per post en sturen bestanden via internet. Dit geldt voor zowel B2C als voor B2B organisaties. De verzendkosten liggen lager en ontvangers lopen minder risico hun documenten te verliezen. Uiteraard kan de ontvanger zelf kiezen om een PDF document alsnog uit te printen op papier.

Er zijn diverse manieren om bestanden te beveiligen, bijvoorbeeld met een wachtwoord. Het is ook mogelijk om contracten op afstand te laten ondertekenen, deze digitale documenten hebben dezelfde juridische status als een handtekening op papier.

Wij houden van koekjes, jij?
arrow_drop_up arrow_drop_down